600 newsletters enviadas: cómo las organizo en Trello

Mi newsletter ha variado de enfoque, diseño y tipo de contenidos varias veces en los más de 11 años que llevo enviándola. Desde los últimos 5 o 6 utilizo Trello para organizarme y, aprovechando que hoy enviaré la edición 600, te voy a contar cómo lo hago para enviar cada semana una newsletter curada.

Mi configuración inicial

En Trello centralizo mi plan de contenidos porque me resulta muy fácil apuntar ideas y guardar enlaces para las piezas que quiero desarrollar en el futuro, además así conservo el histórico de lo publicado. Resumiendo, es un sistema de gestión de proyectos basado en el método Kanban: tableros con listas que están formadas por tarjetas. En mi caso, centrándome los envíos:

  • Tableros para mis canales: newsletter, blog y recursos. Tengo más, pero estos son los que importan para ese post.
  • Listas para «ideas» y «enviados» por años en el caso de la newsletter. En el tablero del blog tengo, además, una lista de «previstos» que es cuando concreto las «ideas» en títulos de posts que acabarán siendo «publicados» (en lugar de «enviados»). Por otro lado, clasifico los recursos en listas de formatos («ebooks», «infografías/vídeos», «plantillas»…).
  • Tarjetas para cada contenido: en «ideas» la pieza es un enlace y en «enviados» es cada newsletter.

Antes de seguir complicándolo, hace poco Cláudio Inácio preparó un post a modo de guía de Trello explicando el proceso de registro y otros básicos, por si te quieres lanzar a probar esta herramienta. Obviamente, no es la única, pero ya la tengo tan organizada que me da bastante pereza pasarme por ejemplo a Notion (la dejo para otras tareas).

En el día a día

El objetivo de este post no es detallar mi proceso de content curation, empecemos directamente en el momento de lectura de mis fuentes. Son variadas, así que me pueden llevar a cualquier tipo de enlace: posts, tuits, LinkedIn, otras newsletters, vídeos… Aunque todas las plataformas permiten «guardar» los elementos en su sistema, prefiero centralizar en Trello todo lo que creo que voy a usar (para enlaces a algo que tendré que gestionar más adelante, uso Pocket aunque hay más opciones).

Si una lectura pasa mi primer filtro, utilizo el bookmarklet de Trello para crear una tarjeta en la lista de «ideas» que corresponda (newsletter o blog). A veces uso la descripción para apuntar la fuente y así después poder citarla y otras me sirve para añadir un enlace relacionado que me encuentro después.

Cuando llega el momento de escribir la newsletter en MailChimp, normalmente el fin de semana, abro todos los enlaces que había guardado y los leo de nuevo. Entonces es cuando hago el último cribado para borrar los menos interesantes y dejar solo seis temas que entran en cada envío. Quizá alguno acaba programado en mi Twitter o, si al final me parece que merece desarrollarse más, la muevo a las «ideas» del tablero del blog. Así esta lista siempre queda vacía para empezar la semana.

En la lista «enviados 2022«, tengo una tarjeta para cada newsletter y todas tienen:

  • Título de la campaña (y quizá alguna referencia para identificarla si quiero hacer un número especial, como el de hoy).
  • Fecha de vencimiento con el día del envío: tengo el power-up Calendario de Trello vinculado a mi Google Calendar de manera que veo ahí las newsletters que tengo previstas (junto con posts, recursos y resto de tableros). También marco como completada la tarjeta y así sé las que ya he programado (muy útil en envíos serializados, como los de agosto).
  • Adjunto de la campaña en MailChimp: con este power-up veo el estado y los resultados de cada envío sin salir de Trello.

Además, y ahí está realmente el valor de tenerlo todo en el mismo lugar, conecto las tarjetas entre sí (envío, posts y recursos) para tener una visión más global de cuándo y dónde he compartido una pieza.

Para las tarjetas de la newsletter no utilizo etiquetas (sí para el blog) ni checklists (sí para los recursos). Lo que no hago en Trello es escribir el comentario de los enlaces (aunque sí dejo algunas notas para posts «previstos» y los índices de los ebooks) ni tampoco organizar mis redes sociales (para eso ya solo uso Hootsuite). Podría hacer más, como adjuntar la URL de la campaña enviada a la tarjeta correspondiente o alguna automatización con Zapier, pero tal cual te lo he explicado me funciona muy bien.

Solo me queda animarte a suscribirte a mi newsletter, especialmente hoy que celebro el envío 600 comentando los enlaces que me han enviado las personas que la reciben. Es tan sencillo como dejarme tu email en el siguiente formulario:

* Obligatorio

En cumplimento del RGPD, se te informa que Eva Sanagustín Fernández (yo misma y nadie más que yo misma) usará la información que proporciones en este formulario para enviarte mi newsletter Content News. Por favor, marca la siguiente casilla si aceptas:

Al hacer clic a continuación, aceptas que pueda procesar tu información de acuerdo con estos términos. En cualquier momento puedes darte de baja o actualizar tus preferencias: encontrarás los botones correspondientes en el pie de cada envío. También puedes ejercer tus derechos sobre tus datos poniéndote en contacto conmigo: eva@evasanagustin.com. Tienes más información sobre mi política de privacidad en mi web.

We use Mailchimp as our marketing platform. By clicking below to subscribe, you acknowledge that your information will be transferred to Mailchimp for processing. Learn more about Mailchimp’s privacy practices here.

[Contenidos] Un post a la semana es la mejor frecuencia

¿Cada cuánto hay que postear? ¿Cuál es la mejor frecuencia para un blog corporativo? ¿Tendré temas sobre los que escribir para mantener ese ritmo? Cuando se empieza en el blogging, es normal hacerse este tipo de preguntas relacionadas con la estrategia de contenidos. Una ya te la he contestado con el título y las otras son de respuesta rápida: lo que puedas asumir y sí, si te organizas bien.

El blog como fuente de contenidos

Un post a la semana es la mejor frecuencia porque te permite usar el blog como fuente de contenidos para alimentar al resto de canales. Además, si pone mucha presión a quien le toque escribirlo, se puede repartir para que sea menos estresante y convertirlo en un post al mes por cuatro personas del equipo.

La clave está en la organización, sea individual o en grupo. Mi propuesta para hacerlo muy fácil es usar cada semana un enfoque diferente. Si has preparado una estrategia de contenidos, habrás identificado el tema sobre el que vas a generar las piezas y, a partir de ahí, elegido las categorías del blog. No deberían ser muchas (para los detalles ya están las etiquetas), con cuatro o cinco es suficiente y, además, encaja perfectamente en la planificación que te propongo hacer.

Elige cada semana una de esas categorías y uno de los siguientes enfoques de contenido vendedor para ir intercalando los posts en tu plan de contenidos (¿necesitas descargar una plantilla?).

  • Promoción directa: lanzamiento de productos, novedades en la empresa, entrevistas al equipo, casos de éxito… aquí está permitido ser comercial (algo que algunas empresas hacen el 100% de las veces), por lo que podría decirse que es cercano al BOFU.
  • Opinión: comentario sobre alguna noticia, artículo personal de tendencias, reflexión sobre el sector… se trata de marcar claramente el posicionamiento de la empresa para diferenciarse, lo que encaja en el MOFU para los que estén comparando marcas.
  • Marketing de contenidos: un artículo educativo sobre lo que tienes en común con tu audiencia y así atraerla (TOFU). En realidad, todos los posts podrían ser de este tipo, pero eso sigue asustando a la mayoría de empresas, así que dejémoslo en uno a la semana.
  • Entretenimiento: vídeos inspiradores, datos o infografías divertidas, algo con un toque de humor… cualquier pieza que conecte con la audiencia es una forma de hacer marca y de seguir en contacto con los potenciales clientes, no solo en redes sociales.

Por cada categoría de tu blog, piensa en cuatro posts con estos enfoques y así no dejarás ningún tema ni objetivo por cubrir. Con los 16 posibles artículos que has pensado ya tienes para más de un trimestre. Para el primer mes, aún puedes incluir algo de relativa actualidad, pero esta planificación es perfecta para llenarla de contenido atemporal e ir trabajando poco a poco las piezas para llegar a tiempo de publicar también diferentes extensiones y formatos.

Además, te permite cambiar las fechas cuando ocurra algún imprevisto o tema de actualidad. Entonces puedes interrumpir el bucle simplemente moviendo las fechas de publicación o añadir un post a esa semana, lo cual puede dar idea de excepcionalidad si ya tienes a la audiencia acostumbrada a que posteas un día concreto (en mi blog: lunes y miércoles).

Está claro que puedes hacer el doble de trabajo y publicar dos a la semana (otro ejemplo: Andrés publica siempre martes y viernes) o cada día si tienes ánimos para hacerlo. Y también puedes cortar a la mitad o una cuarta parte y publicar cada 15 días o una vez al mes porque no tienes recursos. Sea por más o por menos, la decisión siempre es tuya, también si prefieres enfocar el blog solo a un objetivo y elegir una de las cuatro opciones que te he dado.

Reciclando del blog a otros canales

Al beneficio de que publicando un post a la semana puedes cubrir todos tus temas y cumplir varios objetivos a la vez, suma otro que tiene que ver con el volumen de contenidos: reciclar del blog a tus otros canales corporativos. Por ejemplo:

  • Newsletter: si usas el blog como base, puedes hacer un envío semanal que sirva de notificación de nuevo post o hacer como yo y añadirle otras lecturas recomendadas para crear una newsletter curada. Si prefieres la clásica frecuencia de un envío al mes, puedes usar los cuatro posts o, de nuevo, solo el que más te convenga y algo de curation para complementar el tema.
  • Ebooks: si mantienes el ritmo todo el año, acabarás con unos 50 posts (quitando un par por vacaciones). Si también usas el plan para que tengan un cierto sentido al unirlos, puedes crear un par de ebooks recopilatorios. También puedes hacerlo a la inversa y crear uno desde cero para luego promocionarlo en el blog como lead magnet.
  • Redes sociales: un post a la semana se puede trocear para alimentar las redes durante varios días, por ejemplo con el título y enlace para la promo el mismo día, con una pregunta para generar debate al día siguiente y con otra frase a modo de cita pasados un par. De esta manera, estarías en el 60% creación y 40% curation para rellenar los huecos.

Espero que este post también sirva para que cambien de opinión los que creen que no merece la pena abrir un blog teniendo otros canales.

¿Cuál es la mejor frecuencia para publicar en un blog? Una vez a la semana. Clic para tuitear

[Contenidos] Dos formas de repartir tus recursos en el plan

Sirva este avisto para aclarar que empiezo el post con una referencia cinematográfica, pero no va de escritores en el cine porque la película «60 segundos» está protagonizada por ladrones de coches.

Te refresco la memoria: Nicolas Cage es el hermano mayor que ha de robar 50 bugas para salvar a su hermano pequeño, Giovanni Ribisi. La estrategia de ambos para llevar a cabo tamaña hazaña es totalmente opuesta: el pequeño propone dosificar y hacerlo en los tres días que tienen de plazo, mientras que el mayor prefiere estudiar la situación y darlo todo en un único día. Se acaba haciendo lo que dice Cage porque, argumenta, así evitan poner en alerta a toda la pasma (y porque algún interés ha de tener la película).

Ahora que ya te han entrado ganas de (volver a) verla, te cuento qué tiene que ver con el plan de contenidos: cambia días por canales, coches por contenidos y son dos formas de repartir los recursos en tu plan de contenidos. Nótese que no cambia el volumen (50 piezas en la peli), solo la distribución de piezas y de esfuerzo.

Quien mucho abarca poco aprieta

La propuesta del hermano mayor pone todos los huevos en el mismo cesto:

  • Se dedica más tiempo a la preparación que a la ejecución propiamente dicha.
  • Se hace un gran esfuerzo en el último momento, lo que aumenta el estrés del equipo y las posibilidades de error.
  • Si una de las piezas falla, las otras pueden verse afectadas o no, según la relación que se establezca entre ellas.
  • Concentrando los contenidos en un único canal, se consigue un impacto más alto en su audiencia.
  • Resulta útil para proyectos que se puedan planificar con tiempo, como lanzamientos o eventos de corta duración.

No pongas todos los huevos en el mismo cesto

La propuesta del hermano pequeño abarca mucho más:

  • Se dedica menos tiempo a organizarse que a la producción de los contenidos.
  • Supone menos esfuerzo, por lo que es práctico para una sola persona o un equipo pequeño.
  • Se reparten las piezas entre todos los canales posibles, así que no hay uno principal, todos son importantes.
  • Es menos probable que el plan se vea afectado cuando una de las piezas falla porque su impacto es menor.
  • Resulta útil para conseguir varios objetivos o cubrir las necesidades de contenidos de varias personas.

Errando se aprende a herrar

Las dos estrategias son válidas si se eligen para la situación correcta, así que no hay una mejor que la otra. Para decidir, pregúntate (y apunta A o B):

  • ¿Mis objetivos son a corto (A) o a medio plazo (B)?
  • ¿Hay un punto de contacto principal con mi audiencia (A) o son varios (B)?
  • ¿Tengo suficientes recursos disponibles, léase tiempo del equipo o dinero para externalizar (A) o más bien pocos (B)?

Si te han salido más A, sigue al hermano mayor; si tienes más B, tu estrategia es la del hermano menor. En cualquier caso, después de haber decidido entre darlo todo durante un corto periodo de tiempo (A) o dosificar los esfuerzos (B), prepárate a aprender con los resultados para poder aplicarlos la próxima vez (quizá no hagan una secuela u otro remake de la peli, pero seguro que tú volverás a preguntarte cómo sacar más rendimiento a tus contenidos).

[Contenidos] Invierte tiempo en tus contenidos, sea mucho o poco

Los contenidos son una inversión, a estas alturas ya debería estar más que claro. Para que den sus frutos hace falta dedicarles recursos, sea tiempo o dinero. Cuánto ya depende de cada uno, tanto de lo que quiera conseguir como de lo que pueda aportar. Dejo el presupuesto en euros para un próximo post y tampoco es mi objetivo detallar cómo repartir el tiempo por perfiles implicados.

Voy a centrarme en esas horas sueltas que quedan después de haber hecho las tareas consideradas más importantes (típicamente la creación, por ejemplo para el blog o la newsletter) porque se pueden invertir en las relacionadas con la estrategia de contenidos (especialmente en la gestión) y así se hace evidente y confirma su importancia.

Hay dos partes en este post: una para los que tienen varias horas «libres» y otra para los que no. En realidad, todas las tareas son realizables, da igual si tienes mucho o poco tiempo que invertir en tus contenidos. En todo caso, elegirlas dependerá de tus habilidades o interés por aportar al departamento de contenidos.

¿En qué invertir el tiempo cuando tienes de sobra?

Dedicar la jornada completa a los contenidos es algo que solo hacen unos pocos afortunados, el resto solo los tienen mezclados con sus otras tareas, es decir, se tienen un par de horas al día para invertirlas en todo lo que requiere una buena estrategia de contenidos.

Pongamos que tienes 2h al día, ¿es mucho o poco? Según cómo las repartas. Algunas propuestas para que las sumes a las habituales y le saques provecho al tiempo que te sobra (por orden de prioridad):

Son tareas propias del estratega de contenidos, pero como no es un perfil común, suelen pasar a segundo o tercer plano en el día a día de cualquier otro perfil y el mismo redactor podría tener interés en cubrir alguna porque le beneficia al planificarse y escribir.

8 tareas para cuando "te sobre tiempo" y lo quieras dedicar a tus contenidos. #estrategiadecontenidos Clic para tuitear

¿Qué tareas llevan poco tiempo y son rentables?

Iré al grano: la curación de contenidos es lo más rentable cuando no tienes tiempo. Es así porque no tendrás que dedicar tanto como si tuvieses que crear una pieza nueva, con solo unos 15 minutos al día podrás hacer una buena selección de contenidos para compartir o mejorar los que ya tienes. Además, podrás sacarás provecho a la parte automática de las herramientas y ahorrarte tareas rutinarias con lo que podrás enfocar el poco tiempo que tengas a que resulte rentable, es decir, aportando valor y contexto a tus recomendaciones.

Otras ideas por si sacas cinco minutillos más y no sabes qué hacer con ellos:

  • Esbozar: pensar ideas nuevas y escribir lleva tiempo, pero esbozar no tanto. Entra directamente en WordPress, en MailChimp o en la herramienta para tomar notas que utilices y planifica qué deberías explicar en ese artículo, newsletter o la pieza que sea. Ya lo llenarás más adelante (si quieres).
  • Republicar: es una práctica dudosa que no debería ser frecuente, pero te ahorrará tiempo dentro de unos días así que es una buena inversión para hoy. Recupera el último contenido que hayas publicado, replícalo en otros canales y prográmalo para más adelante.
  • Directos: lo mejor sería que los tuvieses preparados con antelación, es evidente, pero improvisar puede ser una manera de añadir espontaneidad a tus contenidos habituales y saldrás de la rutina de otros formatos más encorsetados.

También puedes aprovechar el poco rato que tengas a buscar a alguien que te ayude con los contenidos y así tendrás que dedicarles aún menos tiempo.

¿Sin tiempo para dedicar a tus contenidos? Prueba a hacer #contentcuration o alguna de estas otras tres posibilidades. Clic para tuitear

[Contenidos] ¿Cuál es mi mejor recomendación para hacer una estrategia de marketing de contenidos?

Esta fue una de las preguntas que me hizo la semana pasada Fernando para el podcast Líderes del marketing de su agencia I’m Inbound: ¿cuál es mi mejor recomendación para gestionar o hacer una estrategia de marketing de contenidos? Mi respuesta: organizarse, tener muy claras las prioridades de las piezas para publicarlas a tiempo y de forma coherente.

Hay tres documentos que puedes utilizar para poner orden en tus contenidos:

  • Roadmap: para contenidos a largo plazo que requieran varios meses de preparación, tengan varios departamentos implicados o sean imprescindibles dentro de la estrategia. Recuerda que el roadmap es una hoja de ruta que puede cubrir varios años.
  • Plan: para contenidos a medio plazo que vayan a ser reciclados o distribuidos en varios canales. Convertir el mapa de contenidos en plan es relativamente fácil ya que ambos son una tabla, solo has de tener en cuenta otras columnas.
  • Calendario: para contenidos a corto plazo a los que asignar una fecha concreta de publicación. Al final, todas las piezas deberían mostrarse en un calendario editorial, pero primero pueden pasar por los documentos anteriores.

¿Hace falta tener estos tres documentos? Los mínimos los pones tú, simplemente ten en cuenta sus diferencias en cuanto al plazo de tiempo que cubren, quién los utiliza y cuánta información muestran.

Organizarse bien es mi mejor recomendación para una estrategia de #marketingdecontenidos. Clic para tuitear

La entrevista duró una media hora y pudimos charlar de otras cuestiones, como el papel de la curación de contenidos, la diferencia entre content strategy y content marketing o, siguiendo con el título del podcast, los beneficios para las empresas de utilizar el marketing de contenidos. Puedes escucharlo en iVoox.

Gracias a Fernando y a I’m Inbound por la oportunidad de hablar sobre marketing de contenidos, ¡espero que haya una próxima vez!

Para ser legal, te aviso de que utilizo cookies en esta web:    leer detalles y configurar preferencias
Privacidad