[Contenidos] Notion: manual y plantillas para controlar tu estrategia de contenidos en un único lugar

Manual actualizado el 10 de enero de 2022.

Hay muchas herramientas (llevo 400 en mi directorio), pero Notion es la mejor que puedes probar este nuevo año (y es gratuita). Te vendrá muy bien para casi cualquier cosa porque combina elementos de texto con bases de datos y tiene un montón de ventajas al aplicar sus funcionalidades a la estrategia de contenidos.

Qué es Notion y por qué utilizarlo

Notion es un espacio de trabajo todo en uno en el que gestionar bases de datos, tableros y calendarios, pero también notas, tareas y recordatorios, tanto individualmente como en un equipo de forma colaborativa.

Es una herramienta para organizar todo tipo de información, como libros, apuntes, viajes, rutinas personales, CRM, procesos de trabajo… Por eso se suele decir que ayuda a mejorar la productividad.

Con Notion puedes centralizar en un único lugar tanto tu vida personal como la profesional. Te ayudará a conseguir tus retos y objetivos de una forma organizada y eficiente.

Para eso tendrás que dedicar un tiempo a estructurar todo lo que quieres hacer (o aprovechar alguna plantilla predefinida), pero, una vez lo tengas planificado, verás que es muy sencillo acostumbrarse a utilizarlo para cualquier cosa y en todo momento (tiene apps para ordenador y móvil, además de su versión web).

Por qué usar Notion para tus contenidos

Olvídate de tener que utilizar varias herramientas y recordar dónde has guardado algo: con Notion está todo en el mismo lugar. Esto resulta ser la mejor forma de sacar adelante y con éxito una estrategia de contenidos porque podrás:

  • Coordinar todas las tareas (propias y del equipo interno o externo) de forma fácil y rápida, con listas o calendarios.
  • Evitar errores, retrasos y ediciones innecesarias al detallar quién hace qué, cómo y cuándo y mostrarlo visualmente de diferentes formas.
  • Mejorar la eficiencia de los procesos, lo que contribuye a conseguir antes los objetivos y documentar los pasos que se han dado para ello.

Está todo en el mismo lugar

Puedes realizar directamente en Notion todas las tareas de gestión del ciclo de vida del contenido: apuntar ideas, recopilar la documentación, asignar responsables de cada etapa, desarrollar los contenidos, compartir documentos, comentar versiones, validar borradores, visualizar el plan y calendario

Gracias a su API, puedes publicar en canales externos como son las redes sociales. Además, aprovechando que las páginas pueden ser públicas, crear una web (o blog), compartir la información que has recopilado para enviar tu newsletter (content curation) o el guión de tu podcast para un invitado.

Con todo en el mismo lugar, es más fácil coordinar las tareas y evitar errores por duplicidad de documentos o versiones desactualizadas.

Es fácil y rápido planificar contenidos

Si utilizas WordPress, Notion te será más fácil de utilizar de lo que parece. Lo mismo que si conoces Excel, Word o Drive. Tómatelo como el nuevo espacio que te ahorrará tiempo en cuanto empieces a utilizarlo para planificar tus contenidos porque te resultará muy fácil y rápido entrar en Notion y mantener el plan actualizado. Ganarás en eficacia, ¡ya lo verás!

Planificar los contenidos es tan sencillo como rellenar un formulario con autocompletar gracias a los menús desplegables y checkboxes.

La primera impresión puede asustar a los que no están acostumbrados a empezar con una hoja en blanco, pero es precisamente su simplicidad la que hará despertar tu imaginación y querer probar nuevos usos. Pasados unos minutos comprenderás sus posibilidades y acabarás viendo muchas más al cabo de unos días, lo mismo le pasará a tu equipo en cuanto lo utilicen a diario para hacer el seguimiento de los proyectos.

Hay plantillas prediseñadas para empezar ya mismo

Una plantilla es una página que se puede duplicar y empezar a utilizar rápidamente porque ya tiene toda la estructura interna preparada para ser llenada al momento (algunas también incluyen datos de muestra como ejemplo).

Te evita tener que pensar en cuál es la mejor manera de organizar lo que quieres hacer, así que te ahorra tiempo porque te ayuda a conseguir resultados antes sin errores de configuración.

Beneficios individuales y para equipos

Hay pocas herramientas tan completas como Notion y que, además, sean gratuitas. Con su versión personal no hay (casi) límites de uso, aunque sí algunas restricciones que, en general, no te afectarán demasiado si utilizas la cuenta para gestionar tu vida privada y profesional (siempre puedes ampliarla a la personal pro que, por cierto, es gratuita para uso académico).

Además, si necesitas gestionar los contenidos de tu empresa, puedes utilizar la versión team o enterprise y asignar permisos para colaborar interna o externamente en alguna tarea de la estrategia de contenidos.

Así, el seguimiento es más sencillo porque todos tienen acceso a la información y cada persona actualiza las tareas en las que está trabajando de forma individual.

Tienes los detalles de qué incluye cada plan en la web de Notion.

Cómo utilizar Notion en tu estrategia de contenidos

manual notion estrategia contenidos

El uso principal es gestionar por completo el ciclo de vida del contenido, es decir, crear una base de datos para conocer el estado de todas las piezas.

Pero hay otras formas de aprovechar Notion en tu estrategia de contenidos, tanto sus funcionalidades de editor de textos como por sus bases de datos y las listas de tareas.

Crear y alojar tu web (Notion como CMS)

Hay servicios que permiten usar Notion para alojar tu web, blog o revista y usarlo como CMS o extender sus funcionalidades, por ejemplo para crear formularios, visualizar de forma gráfica los datos, añadir estadísticas o alojarlo en un dominio propio. Algunas opciones populares son Super.so y Fruition (tienes muchos más en la versión PDF o Kindle de este manual).

Esbozar piezas de contenido (Notion para copywriting)

Las páginas de Notion están en blanco para que las puedas llenar con tus contenidos: solo has de escribir y añadir imágenes, igual que harías en Word. Si la página es pública, sería como si estuvieses publicando directamente como harías en WordPress; si no, puedes considerarla un esbozo y compartirla para que otros la editen o dejen sus comentarios.

Puedes preparar la estructura jerárquica (titulares, destacados), indicar las llamadas a la acción y hasta contar palabras (el cálculo está al final de la configuración de la página, en el menú superior) de todo tipo de piezas: páginas web, landings, posts, newsletters, guiones de vídeos o podcasts, contenidos sociales…

Además, puedes crear plantillas para cada uno de los formatos que utilices de manera que no te dejes nada y siempre tengan la misma estructura.

Publicar en redes sociales (Notion para community management)

La API de Notion está en beta desde mediados de 2021, pero ya es posible utilizarla para publicar contenido en redes sociales a partir de las filas de una base de datos.

También se puede automatizar con Automate.io (comprada por Notion), Zapier o Integromat de manera que se creen nuevas filas con menciones o publicaciones relevantes.

Guardar enlaces (Notion para content curation)

Notion es un buen el lugar en el que clasificar y guardar los enlaces que te interesen y etiquetarlos, como harías con una herramienta de marcadores sociales, con el añadido de poder destacar frases relevantes.

Si utilizas su web clipper lo tendrás muy fácil para empezar porque te creará una base de datos automáticamente para conservarlos. Puedes partir de ella para personalizar y añadir los campos que necesites.

Ver el calendario editorial

Las piezas de contenido de la base de datos se pueden mostrar como calendario de manera que resulta muy sencillo visualizar qué toca publicar en cada canal.

Es la funcionalidad más fácil de vincular con la estrategia de contenidos, aunque también la vista de tablero sirve para conocer el estado en que se encuentra cada pieza y así valorar si se llegará a tiempo para publicarla.

Mis plantillas de Notion para tus contenidos

Notion proporciona muchas plantillas y hay muchas más en el mercado, algunas gratuitas y otras de pago. Cambiar de plantilla una vez has empezado a llenar sus bases de datos puede ser imposible según cómo estén configuradas: prueba varias hasta encontrar la que mejore responde a tus necesidades.

Si ya usas Notion, aún no te habías decidido a probarla o es la primera vez que oyes de su existencia, he preparado dos plantillas para que te sea muy fácil utilizar esta herramienta de productividad para gestionar tus contenidos.

Plantilla plan de contenidos y calendario editorial

plantilla notion plan de contenidos calendario editorial

He preparado una plantilla muy fácil de usar, compatible con la versión gratuita de Notion: solo tienes que duplicarla y empezar a utilizarla utilizando los menús desplegables para rellenar la información de las piezas de tu estrategia para visualizar tu plan de contenidos y calendario editorial.

Plantilla todo en 1 para tu estrategia de contenidos

Para controlar tu estrategia de contenidos en el mismo lugar, he preparado una plantilla todo en 1 que incluye el plan y calendario pero también plantillas adicionales para DAFO, lista de medios, customer journey, keyword research, briefing, documentación… Sí, todo esto y mucho más en el mismo lugar y con la cuenta gratuita de Notion. Tienes los detalles y alguna captura para que te hagas una idea en Gumroad.

Manual de Notion en PDF

En Gumroad he dejado una versión maquetada de este manual con algunos enlaces adicionales a plantillas y a recursos, además de una explicación general sobre las funcionalidades de Notion.

Manual de Notion en Amazon Kindle

Si lo prefieres, puedes descargar el manual completo de su funcionamiento y la aplicación a tus contenidos en Kindle (incluido en Kindle Unlimited).

[Contenidos] Formatos y herramientas para tu Guía de estilo

En el Estado de los contenidos 2019, el 35% afirmaba tener una Guía de estilo, el mismo porcentaje del año anterior. Este pilar del contenido está relacionado con la personalidad de la marca, su voz y tono y resulta muy útil para los que nos dedicamos a escribir (aunque los diseñadores también utilicen este nombre para sus documentos de referencia).

¿Cómo se hace una Guía de estilo? Hay varias opciones, depende de cuántas personas la vayan a utilizar.

Cinco formatos para tu Guía de estilo

La primera de mis recomendaciones para hacer una Guía de estilo es pensar en cómo será el documento. En el informe de Lucidpress «State of brand consistency» (descarga a cambio del correo), los datos apuntan a cinco formatos:

  • El 28% dice tener las directrices en PDF, lo más habitual.
  • El 21% las tienen en papel, es decir, imprimen las guías para consultarlas con todo lo que eso supone.
  • El 21% se conforma con transmitirlas oralmente, lo cual me parece que lleva fácilmente a que se distorsionen.
  • El 17% las consulta desde una web, lo que favorece tener siempre actualizadas las recomendaciones.
  • El 11% lo hace desde un gestor de documentos, diría que un punto intermedio entre PDF y web.

Cada uno tiene sus pros y contras, pero me quedo con la versión web para los que sean un equipo numeroso y la de PDF para los que sean pocas personas quienes la vayan a consultar.

¿Cuál es el formato de tu #guíadeestilo? La mayoría la tienen en PDF. Share on X

Herramientas para crear tu Guía de estilo

Hay montones de herramientas para contenidos (en mi directorio encontrarás casi 200 doblemente categorizadas), selecciono solo algunas de las que me parece se pueden aprovechar mejor para una Guía de estilo.

Guía de estilo en versión web

Opciones para crear una Guía de estilo web, de más complejas a más sencillas:

  • Un software de edición colaborativo tipo wiki es una buena opción cuando hay modificaciones constantes, aunque implica que todos tienen conocimientos técnicos para actualizarlo. El más conocido es MediaWiki, aunque hay otros en el mercado como DokuWiki.
  • Puede recurrirse a cualquier CMS como puede ser WordPress, aunque la mayoría de funcionalidades son innecesarias.
  • Una herramienta específicamente pensada para documentación de código puede orientarse a Guía de estilo, como puede ser Documentator, o incluso una plantilla de manual de identidad como la de Milanote puede incorporar algo más que la visual.
  • Servicios para crear webs sin saber código son el recurso más fácil para no recurrir a desarrollos específicos. Brandland de Zendesk es un buen ejemplo de libro de marca y de lo que puede hacerse con Webflow, aunque también pueden utilizarse opciones mucho más sencillas como Caard o Typehut.
Herramientas para crear tu #guíadeestilo en versión web. Share on X

Un punto intermedio entre la opción web (Guía editable) y la siguiente (sin posibilidad de actualizar) es un documento compartido en Drive o similar en donde se gestionen permisos y versiones, además de permitir guardar en PDF e imprimir.

Guía de estilo en versión PDF

Un archivo en PDF no se puede editar, por eso es la forma más fácil de crear y controlar una Guía de estilo. Esto es muy práctico cuando siempre la utilizan las mismas personas porque solo han de preocuparse de guardar en PDF el Word o PowerPoint que utilizan y, por ejemplo, enviarlo a alguien que colabora puntualmente.

Si se quiere ir un poco más allá: para que el PDF sea más visual, sirven las mismas herramientas con las que crear ebooks, como Beacon o Lucidpress, y, para leerlo con más estilo, se puede utilizar cualquiera para convertir el PDF a HTML5, como Flipsnack.

Cómo crear tu Guía de estilo

Todas estas opciones que acabamos son solo un forma de mostrar el contenido de la Guía de estilo, pero primero hay que pensarlo y consensuarlo. Tienes todas las indicaciones y recomendaciones en el tercer capítulo de mi libro «Pilares del contenido«.

[Contenidos] Revisa tus personas, cambian sin que te des cuenta

Hace tiempo que sabes qué es una buyer persona y su importancia en la estrategia de marketing de contenidos, así que dedicaste al menos un ratito a pensar en ella y a esbozar algunas ideas, lo justo para definir algunas características preconcebidas. Por eso, si te pregunto ahora mismo por tu audiencia, crees que tienes el perfil claro, además le has estado dedicando tus contenidos desde los últimos… ¿meses, años? Pues muy mal porque una persona cambia con el tiempo, aunque no te des cuenta.

Si vemos a alguien cada día, es difícil ver los cambios (ocurre también en algunos relojes de arena); si pasa algo de tiempo, seguro los distinguiremos aunque sean menores. Entonces, ¿cuánto es «algo de tiempo»? Puede ser un trimestre o medio año, pero la opción más práctica es relacionar la revisión de perfiles con la de otro documento, sea la estrategia de contenidos o de otro departamento. De esta manera no se pasa la fecha y se pueden aplicar los cambios a la previsión de cara al siguiente año (la típica planificación anual).

¿Cuándo fue la última vez que revisaste tu #buyerpersona? Share on X

Revisar una persona puede enfocarse desde de dos puntos de vista:

  • Actualizar el perfil: lo más sencillo porque nos fijamos en aspectos concretos. Por ejemplo: ¿Ha modificado su uso de las redes sociales? ¿Cambian sus referentes? ¿Hay nuevas marcas que le parezcan interesantes?
  • Crear un nuevo perfil: puede hacerse uno desde cero, como si no supiésemos nada de esa persona, o también un perfil que no se hubiese cubierto todavía, es decir, con otras características (es una de mis recomendaciones finales en «Pilares del contenido«).

El resultado puede ser descubrir sutilezas sin importancia o cambios significativos. ¿Es relevante que la media de edad de las estadísticas de la web haya variado un par de años o lo es que se demuestre más interés por temas que no estamos cubriendo? La empresa evoluciona, la persona también lo hace.

Aún así, el confinamiento ha demostrado que hay situaciones en las que los cambios se aceleran o se ralentizan. Sean crisis mundiales o de más pequeño alcance, los planes se deben revisar con frecuencia y lo mismo ocurre con las personas a las que se dirigen. Por eso hay tantos estudios últimamente, para identificar los cambios en el comportamiento del consumidor que pueden afectar a las diferentes estrategias.

Esperar «a que toque» la revisión es una manera de no olvidarla, pero también de asegurarse de que la tendencia sea representativa y no un simple comentario aislado. Por eso, que un cliente diga algo que nos sorprende no es suficiente para hacer cambios, pero quizá sí para poner en marcha la maquinaria de revisión y confirmar (o no) lo que hemos descubierto con su aportación. Hay que estar siempre pendiente, como lo haría un buen content curator.

Referencias para crear o revisar tu buyer persona

[Contenidos] Plan de contenidos: 5 razones para tenerlo y 1 plantilla para hacerlo

Si aún no sabes qué publicarás mañana, la semana que viene o dentro de dos meses; o si lo sabes pero más o menos porque no lo tienes por escrito; o si lo has apuntado en algún sitio o en varios: te interesa seguir leyendo mi post porque está claro que necesitas un plan de contenidos… ¿quizá incluso una estrategia de contenidos?

Un plan de contenidos es útil para saber por qué publicar una pieza concreta, para quién, dónde y cuándo. Además también puede serte útil para organizar las tareas internas y medir los resultados. Es un documento que tienen el 44% de las empresas según el informe Estado de los contenidos en España 2017. Su versión más simple es un calendario editorial, pero en realidad contiene más información y por eso puede resultar más complejo de desarrollar.

Planificar tu estrategia de contenidos en medios sociales es fácil o difícil, según cómo lo mires. Yo creo que tener un plan suele ser buena idea porque eso te dejo algunas razones para preparar el tuyo:

  • Tardarás un tiempo en definir las líneas generales previamente pero luego el día a día es mucho más ágil y eficiente para todos los implicados.
  • Puedes sacar el archivo histórico y replicar lo que has planificado previamente, por ejemplo, la semana pasada o hace 1 mes. Esto te ahorrará tiempo, aunque siempre hay que dejar margen para la actualidad.
  • Te ayuda a mantener el nivel de calidad de los contenidos a lo largo del tiempo porque de un vistazo puedes ver qué has publicado y qué tienes previsto.
  • Te permite mezclar varios tipos de contenidos en varios canales. Esto es importante para no descuidar ninguno y adaptarlos correctamente.
  • Te mantiene el día organizado porque si sabes qué tendrás que publicar tienes tiempo de hacerlo. Eso sí, has de asegurarte de tener el plan actualizado si quieres que sirva para algo.

En mi libro «Plan de contenidos para medios sociales» explico cómo hacer uno, siguiendo sus columnas paso a paso. Además, he preparado una plantilla para que puedas personalizarlo según tus necesidades. Descárgala en XLS desde mi centro de recursos.

La estrategia de contenidos se basa en tomar decisiones: rellena tu plantilla basándote en ellas si quieres que tu plan sirva de algo. Empieza por el corto plazo para ir acostumbrándote y piensa más allá después. Si te animas, puedes incluso planear todo un año.

Me he descargado una plantilla para hacer mi plan de contenidos para medios sociales en 2018... ¡y la voy a utilizar! Share on X

Calendario editorial mensual: test, plantilla y guía para planificar tus contenidos

Siempre he defendido el calendario editorial como una herramienta básica para el redactor de contenidos y para cualquiera dentro de la empresa que se relacione con contenidos. Por eso, hace más de 2 años que preparé una plantilla para organizar los contenidos de manera que mostrase «qué publicar» (tipo de contenidos) y «dónde» (canales corporativos). Para responder al «cuándo» elegí una semana, lo mínimo para poder planificar los contenidos corporativos de una empresa. Pero un calendario editorial mensual permite tener una mejor perspectiva en cuanto a volumen y, creo que en consecuencia, más tiempo para preparar mejores contenidos (ver el bosque por así decirlo).

Por eso, he preparado una nueva plantilla para planificar los contenidos. La he hecho aún más sencilla que la anterior: un xls listo para rellenar y usar. Además, como leyenda de la tabla mensual, he incluído la recomendación de cada cuánto publicar en cada canal, según mi informe «Estado de los contenidos 2016«.

Seguro que te irá como anillo al dedo porque ha tenido muy buena acogida entre mis suscriptores (tienen la contraseña para descargarla desde la semana pasada porque para ellos son mis primicias). Y es que, para descargar el archivo de Excel, tendrás que dejarme tu email porque en tu perfil están los enlaces para acceder a éste y muchos más contenidos exclusivos.

Uno de ellos es mi guía en PDF «Calendario editorial en 10 pasos», un ebook dedicado por completo a cómo rellenar un calendario editorial. Es tan práctico que junto con esta plantilla en xls, no hay excusa para no planificar tus contenidos de manera profesional.

Claro que, si aún necesitas argumentos para crear o quizá revisar tu forma de organizar tus publicaciones, puedes hacer mi test de autoevaluación: un cuestionario de 10 preguntas para que te des cuenta de cuánto puedes mejorar tu planificación gracias a un calendario de contenidos o quizá de que el actual no te ayuda lo suficiente.

Por cierto que con esta plantilla inauguro una nueva sección en mi centro de recursos dedicada a las plantillas. Iré añadiendo alguna de las que uso con alumnos y clientes. Así que, ya sabes, si quieres enterarte de esto y mucho más, apúntate a mi newsletter (si ya lo estás, clicka en el botón al pie de mi último envío o vuelve a introducir tu email en el formulario de alta para acceder a tu perfil).

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