Un roadmap es una hoja de ruta en la que se van planeando las diferentes etapas que hay que cubrir para llegar a un objetivo a largo plazo. En la estrategia de contenidos, se utiliza para hacer realidad la visión de los contenidos de una empresa.
En «Pilares del contenido» dedico el primer capítulo al roadmap de los contenidos porque sirve para guiar las acciones de la empresa durante años. Como en el resto del libro, explico con detalle sus elementos, pero el fragmento que comparto contigo es el de los tipos de roadmap porque septiembre, como enero, es un buen mes para plantearse objetivos a largo plazo.
Un roadmap no es un documento con páginas y páginas de argumentos. Tiene un carácter práctico que le obliga a ser sencillo de actualizar y por eso puede tomar varias formas, a gusto de quien lo ha de utilizar. Las más comunes son el diagrama de Gantt y el método Kanban, cada una con sus pros y sus contras como vamos a ver.
Diagrama de Gantt
En un diagrama de Gantt, las acciones se muestran fijas en la barra lateral izquierda mientras que en la parte superior encontramos la barra de tiempo. Al crear una nueva acción, debemos añadir su duración (en días, semanas o meses) y automáticamente a su derecha se mostrará cuándo empieza y cuándo acaba o, si el diagrama tiene fecha, los días de inicio y finalización. Esto hace que en un primer contacto con el diagrama parezca visualmente una línea de tiempo o cronograma, pero incluye más información útil para la gestión de proyectos como los hitos que, como ya hemos visto, ayudan a dividir el gráfico en fases a completar y las dependencias básicas entre acciones para saber cómo se relacionan entre ellas.
Si nos fijamos en la barra de acciones, veremos que se agrupan por departamentos o proyectos (y después cronológicamente). A la hora de crear la acción hemos de indicar quién es su responsable y si se divide en tareas más pequeñas. Algunas herramientas permiten filtrar y mostrar únicamente qué tiene asignado cada persona o área de manera que funciona como lista de tareas individual, por ejemplo cada una con un color para identificarlo.
Centrándonos en la barra de tiempo, podremos ver el porcentaje completado a día de hoy de las acciones están en marcha y las que aún no han empezado. Una de las ventajas del diagrama de Gantt es que ofrece una visión a medio y largo plazo para asegurar que se están completando las acciones a tiempo. Algunas herramientas permiten añadir varias duraciones, como la optimista, la más probable y la pesimista, para calcular la duración estimada.
El diagrama de Gantt resulta muy práctico para proyectos sencillos como puede ser un roadmap de contenidos, incluso aunque se combine con las acciones de otros departamentos de la empresa. Para la gestión de proyectos con muchas acciones y muy complejas, una alternativa es el diagrama de PERT (Técnica de Revisión y Evaluación de Programas): un gráfico con forma de malla en el que un algoritmo muestra las tareas ordenadas por prioridad según su duración y relación con el resto. Otra opción es el CMP (Método del Camino Crítico), similar respecto al PERT porque ambos crean una red con las diversas actividades, pero diferentes por utilizar datos reales y no probabilidades.
Método Kanban
El método Kanban se basa en listas de tarjetas ordenadas por estados: cada lista corresponde a un estado y cada tarjeta a una acción. Los estados básicos son “Previsto”, “En marcha” y “Completado”, aunque pueden detallarse los que se necesiten para ajustarlos al ciclo de vida del contenido como “Pendiente de validación” o “Realizando cambios”. Así, al iniciarse el proyecto, todas las tarjetas están en la lista de la izquierda (aún por empezar) y, a medida que va avanzando, se van moviendo hacia la derecha hasta que se da el proyecto por terminado.
La información mínima que ha de tener cada tarjeta es la fecha de vencimiento y el responsable. La primera se puede mostrar en un calendario y algunas herramientas también permiten indicar la fecha de inicio. Las tarjetas pueden tener una lista de tareas, etiquetas para clasificarlas más allá del estado y se les puede adjuntar documentos, imágenes o cualquier archivo, además de enlaces. También hay espacio para comentarios de los miembros del equipo que están trabajando en ellas y su actividad queda registrada. Esta funcionalidad es interesante especialmente cuando hay varios responsables porque se puede saber quién es el responsable de cada cambio realizado en cualquier información de la tarjeta. Una que la complementa es la opción de seguir tableros o tarjetas para recibir notificaciones cuando se realicen cambios.
Las listas están agrupadas en tableros que corresponden a los proyectos: se utiliza un tablero como el roadmap de toda la empresa donde cada tarjeta es una acción (entre ellas estaría la opción de ser una pieza de contenido), las listas mostrarían el estado de cada acción, las etiquetas servirían para situar la acción en un periodo de tiempo o especificar el tipo de acción y en la lista de tareas se detallan todos los pasos para realizar la acción. Al utilizar los canales como proyectos, se haría un tablero para el blog, otro para la newsletter, otro para las redes sociales, etc. Igualmente se aprovechan las listas para cada estado, pero las etiquetas podrían ser la temática o las prioridades.
Utilizar el método Kanban es muy práctico tanto para equipos pequeños como para roadmaps con muchas acciones porque permite visualizar muy rápidamente todo lo que se está haciendo, tanto en acciones como en tareas. La desventaja respecto al diagrama de Gantt es que, aunque ambos tienen posibilidad de ver un calendario con las fechas límite, los tableros no muestran el progreso respecto a la fecha actual. Esto hace que para proyectos muy grandes resulte poco eficiente tener un único tablero.
Ejemplos de roadmaps y herramientas
En el capítulo del libro encontrarás un ejemplo de cada tipo de roadmap para que veas las posibilidades que ofrece a tus contenidos. También te enumero los pasos para hacerlos y algunas herramientas que te ayudarán a implementarlo.
«Pilares del contenido» está disponible en papel y Kindle. Como el resto de la colección, puedes leerlo sin coste para ti con la prueba gratuita de 30 días de Kindle Unlimited.
