600 newsletters enviadas: cómo las organizo en Trello

Mi newsletter ha variado de enfoque, diseño y tipo de contenidos varias veces en los más de 11 años que llevo enviándola. Desde los últimos 5 o 6 utilizo Trello para organizarme y, aprovechando que hoy enviaré la edición 600, te voy a contar cómo lo hago para enviar cada semana una newsletter curada.

Mi configuración inicial

En Trello centralizo mi plan de contenidos porque me resulta muy fácil apuntar ideas y guardar enlaces para las piezas que quiero desarrollar en el futuro, además así conservo el histórico de lo publicado. Resumiendo, es un sistema de gestión de proyectos basado en el método Kanban: tableros con listas que están formadas por tarjetas. En mi caso, centrándome los envíos:

  • Tableros para mis canales: newsletter, blog y recursos. Tengo más, pero estos son los que importan para ese post.
  • Listas para «ideas» y «enviados» por años en el caso de la newsletter. En el tablero del blog tengo, además, una lista de «previstos» que es cuando concreto las «ideas» en títulos de posts que acabarán siendo «publicados» (en lugar de «enviados»). Por otro lado, clasifico los recursos en listas de formatos («ebooks», «infografías/vídeos», «plantillas»…).
  • Tarjetas para cada contenido: en «ideas» la pieza es un enlace y en «enviados» es cada newsletter.

Antes de seguir complicándolo, hace poco Cláudio Inácio preparó un post a modo de guía de Trello explicando el proceso de registro y otros básicos, por si te quieres lanzar a probar esta herramienta. Obviamente, no es la única, pero ya la tengo tan organizada que me da bastante pereza pasarme por ejemplo a Notion (la dejo para otras tareas).

En el día a día

El objetivo de este post no es detallar mi proceso de content curation, empecemos directamente en el momento de lectura de mis fuentes. Son variadas, así que me pueden llevar a cualquier tipo de enlace: posts, tuits, LinkedIn, otras newsletters, vídeos… Aunque todas las plataformas permiten «guardar» los elementos en su sistema, prefiero centralizar en Trello todo lo que creo que voy a usar (para enlaces a algo que tendré que gestionar más adelante, uso Pocket aunque hay más opciones).

Si una lectura pasa mi primer filtro, utilizo el bookmarklet de Trello para crear una tarjeta en la lista de «ideas» que corresponda (newsletter o blog). A veces uso la descripción para apuntar la fuente y así después poder citarla y otras me sirve para añadir un enlace relacionado que me encuentro después.

Cuando llega el momento de escribir la newsletter en MailChimp, normalmente el fin de semana, abro todos los enlaces que había guardado y los leo de nuevo. Entonces es cuando hago el último cribado para borrar los menos interesantes y dejar solo seis temas que entran en cada envío. Quizá alguno acaba programado en mi Twitter o, si al final me parece que merece desarrollarse más, la muevo a las «ideas» del tablero del blog. Así esta lista siempre queda vacía para empezar la semana.

En la lista «enviados 2022«, tengo una tarjeta para cada newsletter y todas tienen:

  • Título de la campaña (y quizá alguna referencia para identificarla si quiero hacer un número especial, como el de hoy).
  • Fecha de vencimiento con el día del envío: tengo el power-up Calendario de Trello vinculado a mi Google Calendar de manera que veo ahí las newsletters que tengo previstas (junto con posts, recursos y resto de tableros). También marco como completada la tarjeta y así sé las que ya he programado (muy útil en envíos serializados, como los de agosto).
  • Adjunto de la campaña en MailChimp: con este power-up veo el estado y los resultados de cada envío sin salir de Trello.

Además, y ahí está realmente el valor de tenerlo todo en el mismo lugar, conecto las tarjetas entre sí (envío, posts y recursos) para tener una visión más global de cuándo y dónde he compartido una pieza.

Para las tarjetas de la newsletter no utilizo etiquetas (sí para el blog) ni checklists (sí para los recursos). Lo que no hago en Trello es escribir el comentario de los enlaces (aunque sí dejo algunas notas para posts «previstos» y los índices de los ebooks) ni tampoco organizar mis redes sociales (para eso ya solo uso Hootsuite). Podría hacer más, como adjuntar la URL de la campaña enviada a la tarjeta correspondiente o alguna automatización con Zapier, pero tal cual te lo he explicado me funciona muy bien.

Solo me queda animarte a suscribirte a mi newsletter, especialmente hoy que celebro el envío 600 comentando los enlaces que me han enviado las personas que la reciben. Es tan sencillo como dejarme tu email en el siguiente formulario:

* Obligatorio

En cumplimento del RGPD, se te informa que Eva Sanagustín Fernández (yo misma y nadie más que yo misma) usará la información que proporciones en este formulario para enviarte mi newsletter Content News. Por favor, marca la siguiente casilla si aceptas:

Al hacer clic a continuación, aceptas que pueda procesar tu información de acuerdo con estos términos. En cualquier momento puedes darte de baja o actualizar tus preferencias: encontrarás los botones correspondientes en el pie de cada envío. También puedes ejercer tus derechos sobre tus datos poniéndote en contacto conmigo: eva@evasanagustin.com. Tienes más información sobre mi política de privacidad en mi web.

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[Contenidos] 10 ideas sobre la inspiración

Tengo una palabra favorita: inspiración. Como escritora y creadora de contenidos, creo en ella y espero transmitirla también como profe porque ser musa te hace sentir genial. Durante un año lo he sido en MusaLeaks y las siguientes ideas sobre qué me sugiere la inspiración han sido las últimas que he enviado:

  1. Respiración: respira hondo, muy hondo si hace falta, para tranquilizarte y planificar tus contenidos sin prisa. Inspira, expira. No corras o tu respiración se agitará y te perderás el ciclo de vida de cada pieza o, peor, alguna etapa del viaje del cliente.
  2. Estímulos: mira bien, están a tu alrededor esperando que los captes. Los provocan tanto tus clientes como tu competencia, solo has de tener la mente abierta y los sentidos atentos a lo que te rodea para detectarlos y que te inspiren mejores contenidos.
  3. Creatividad: supone expresarse de forma que destaque por su originalidad en cualquier tipo de arte, lo que también se puede aplicar a contenidos corporativos. Busca la diferencia en tus publicaciones, inspírate, no repitas: encuentra tu propia voz.
  4. Innovación: saca tu parte científica para identificar las mejoras que puedes aplicar a tus contenidos. ¡Y hazlas realidad! Empieza optimizando, creando singularidades después y llegarás a piezas inspiradas, que rompen esquemas previos.
  5. Sorpresa: el “momento eureka” llega sin que lo esperes, incluso si ya no lo estás deseando. Perder la capacidad de inspirarte es perder la de sorprenderte y disminuirá el número de “momentos WOW” que provocan tus contenidos.
  6. Curiosidad: imprescindible porque nada se detiene, todo avanza, contigo o sin tu atención. Has de seguir preguntándote cosas porque tu audiencia también lo hace. Preocúpate de darles respuestas cuando hayas encontrado las tuyas para que sean más oportunas e inspiradas.
  7. Fuentes: bebe de todas las que tengas a tu alcance y busca siempre nuevas que le hagan crecer como persona y profesional. Así podrás convertirte tú en una fuente de inspiración y confianza para tu audiencia.
  8. Concentración: hay quien necesita dispersión, pero solo se puede desconectar porque antes se ha estado muy centrado en algo. Eso también es inspiración. Enfocarse en un tema es necesario en la estrategia de contenidos, aunque también es bueno incluir algo más disperso de tanto en tanto.
  9. Trabajo: la inspiración puede venir en forma de susurro, de golpe o como una conclusión a la que se llega poco a poco tras digerir todo lo aprendido. Ya sabes lo que se suele decir: ¡que te pille trabajando!
  10. Iluminación: cuando se enciende la bombilla, todo se ve más claro. Con una buena luz se ven los detalles que hacen cada idea única. También sirve para guiar y mostrar el camino a los que no la tienen. Úsala para inspirar, que te sigan y se queden contigo.

Has leído bien: la musa se toma un descanso, por mucha pena que me dé. Después también de despedirme de la newsletter pop-up de diciembre, vuelvo a tener solo una newsletter: Content News (y pronto cumple 600 envíos).

Qué he aprendido enviando una newsletter de pago

Justo hoy hace un año que hice el primer envío de MusaLeaks, por eso me pareció oportuno que ayer fuese el último. Y como expliqué qué había aprendido preparándola, me parece lógico hacer lo mismo para despedirme de ella después de este año:

  • Cuesta conseguir suscriptores de pago. Mucho. Al principio, ayudar en el proceso de registro era un esfuerzo casi individual. Por mucho que explicase, siempre había algo que no había contemplado.
  • Las automatizaciones, que supuestamente te van a ahorrar tiempo, fallan. Y te hacen sentir como una tonta por no haberlo previsto. Suerte que poco a poco se fueron depurando los errores y al final era todo más ágil.
  • Cada nuevo suscriptor es motivo de celebración. Es así siempre, pero la notificación de pago hace más ilusión (además en la app de Gumroad suena «ca-ching», como una caja registradora).
  • Tener unos ingresos fijos cada mes es gratificante, sobre todo porque vienen de tu propio esfuerzo, aunque son muchas las horas dedicadas (casi 150 en este año de vida).
  • Cada envío es como un examen final. Y he hecho 52. Mientras escribía le daba vueltas para aportar el máximo posible y al enviarlo esperaba la aprobación de los suscriptores, es decir, que nadie se diese de baja. Demasiada tensión para el fin de semana.
  • Ni con suscriptores de pago he llegado al 100% de aperturas. Curioso, ni pagando la gente se digna a abrir lo que les envías con tanto cariño. Siendo optimista, creeré que las estadísticas fallan (no había enlaces, así que difícil tener otra referencia).
  • Las ideas vienen cuando quieren, así que Notion me ha sido de mucha ayuda. Para Content News uso Trello, pero para MusaLeaks tenía claro que Notion me serviría para escribir directamente el texto y gestionarlo todo.
  • Obligarse a escribir es negativo para la inspiración. Como redactora freelance lo sé bien, pero como musa me he sentido así más veces de las que esperaba y por eso al final me he decidido a cancelar los envíos.

Todavía no sé qué futuro le espera a este proyecto paralelo. Barajo varias posibilidades porque sigo creyendo en la inspiración. Quizá esta no ha sido la mejor forma de transmitirla, pero encontraré otra. Ya te contaré.

Mientras, cómo no, he añadido unas cuantas páginas a la libreta de ideas que enviaba como bienvenida a los suscriptores y la he subido a Gumroad para que cualquiera la pueda descargar (gratuitamente o a cambio de lo consideres justo). Es un documento para imprimir y completar con tus propias ideas, aunque he puesto algunas de la musa para ayudarte.

Descargar la libreta de ideas en PDF

Aprovecho para dar las gracias a quienes han abierto su mente cada domingo para escuchar los susurros de la musa.

[Contenidos] Recursos de copywriting que quizá no conozcas

Durante el mes de diciembre, he estado enviado una pop-up newsletter dedicada al copywriting. Mi idea inicial era dedicar cada día a un recurso concreto, pero al final acabé centrándome en un formato y enviando unos cuantos más. Así que, sin buscarlo, he sacado un buen aprendizaje: qué aspectos interesan más (los que se abren más) y los que resultan menos conocidos (los que se clican más). Al final del post te cuento otros aprendizajes, pero comparto contigo el segundo en forma de lista (sí, ya sabes, es lo que toca).

Sacados de mi calendario de Adviento para copywriters, recursos sobre copywriting que quizá no conozcas:

Si quieres saber qué otros recursos envié, y te aseguro que son muchos más, he convertido el kit de supervivencia en un bonito PDF para que sea más fácil de conservar y tener a mano. Quienes se apuntaron ya lo tienen como regalo de Navidad, pero tú también lo puedes descargar desde mi Gumroad.

Acabo con un par de aprendizajes sacados de esta experiencia: enviar una newsletter diaria supone un gran esfuerzo, aunque conozcas el tema y ya tengas algunos enlaces guardados como me pasaba a mí algunos días. Mi Toggl dice que le he dedicado casi 40h a todo este proyecto. Las estadísticas compensan: más suscriptores (¡funciona!), mejores tasas de aperturas y clics (siempre es bueno aumentar el engagement de la lista) y sin bajas (pensaba que la gente se cansaría, pero no).

Hacer los envíos cada día a las 15h también me ha servido para ver en qué momento se abría más, pero me quedo con el mismo de los últimos 11 años: el lunes a las 10h.

[Contenidos] ¿Qué ha interesado más en 2021?

Listas. Es época de listas, te habrás dado cuenta. Y de hacer repaso, quizá también lo estés haciendo tú. Es lo que toca, así que me he pasado por mi Analytics y te presento una lista con los contenidos de mi blog que más han interesado.

De más a menos, los post publicados en mi blog durante 2021 que más visitas han tenido son:

Si ya los habías leído todos, solo puedo agradecerte tu fidelidad. Si no, estás tardando porque quizá sea una forma de saber por dónde deberían ir los tiros de tu estrategia de contenidos para 2022. Yo, sin duda, lo tendré presente en la mía.

Mi blog cumple hoy 17 años

Era 13 de diciembre de 2004 cuando empecé este blog (entonces en Blogger) y hoy publico la entrada número 2466. Para los posts de blogversario (y ya son 17) no suelo tener un esbozo previo: me gusta sentarme a escribir lo que me pasa por la cabeza, normalmente con bastante nostalgia. Así que, si sigues leyendo, no esperes nada más que un poquito de historia y reflexiones personales sobre blogging (y quizá algo de monetización porque d+m ya se acerca a la mayoría de edad).

En 2004, yo trabajaba por cuenta ajena y ni se me pasaba por la cabeza ser freelance. Abrí el blog porque me gustaba escribir y trataba temas relacionados con mi hobby, es decir, en lo que acabaron convertidos mis años de carrera (estudié Comunicación audiovisual). Quería diferenciarlo de mi vida profesional, al fin y al cabo el blog era a lo que dedicaba mi tiempo libre. Sin ser consciente de ello, estaba empezando a trabajar en mi marca personal. Por aquel entonces, me atrevo a decir que era más fácil porque éramos menos y nos conocíamos un poquito todos.

Pasé por varios puestos hasta que en 2009 me hice freelance. No recuerdo que fuese una decisión fácil, pero curiosamente ahora me parece que era lo que tenía que hacer, quizá incluso haber dado ese paso antes. ¿Cuánto me ayudó haber mantenido mi blog durante esos 5 años? Supongo que mucho porque si acabé escribiendo para otros debió ser porque vieron cómo lo hacía y querían que lo hiciese para ellos.

En 2009 también empecé a publicar libros sobre blogging primero, marketing en medios sociales después y en los últimos años solo sobre contenidos (estos ya autopublicados). Además, en 2010 abrí mi newsletter y también empecé a impartir clases. Así que entre 2004 y 2009 este fue un blog personal, pero a partir de entonces pasó a ser uno profesional.

No pensé en ese momento que «podía vivir de mi blog» o, como se decía entonces, que era «una blogger profesional» (aunque supongo que lo era). Simplemente, dejé de trabajar para otros y empecé a trabajar para mí (de hecho, durante un par de años combiné ambas opciones). El blog me acompañó en ese cambio y poco a poco pasé a incluir más temas profesionales que personales. Abrí una categoría para los posts de contenidos porque hasta entonces no la tenían y relegué a los miércoles los temas del Media News (¡llevo más de 800 semanas publicándolos!) para que este blog siguiese teniendo un lado personal.

¿Qué ha pasado por aquí en la última década? Que sigo usando el blog para divulgar los aprendizajes de mi trabajo (es lo que tiene ser profe y escritora) al ritmo de dos posts a la semana (uno personal y otro profesional). Esto implica que pasé de hablar solo de redacción, que era lo único que hacía al empezar como freelance, a ampliar las categorías a medida que iba incorporando servicios. Y también porque el mercado de los contenidos ha ido evolucionando (la semana que viene te lo cuento).

El blog de @evasanagustin cumple 17 años y yo hace… unos cuantos que lo leo. Clic para tuitear

¿Y qué ha pasado en los últimos años? Poco en este blog (¡hace tres años que no cambio la plantilla!), mucho en los de su alrededor. El estilo de las redes sociales se extiende y aumentan los posts acompañados solo por un enlace a un vídeo o un podcast. Los que escriben, en realidad, parece que hablen porque se basan en el copy conversacional o que chateen porque salpican de GIF y emojis todos sus textos. Todos se parecen y siguen la misma estructura, sí, tienen la lección bien aprendida, pero no me convencen.

Yo no soy así, tampoco lo es mi blog: sigo (casi) sin imágenes, sin preocuparme (demasiado) por el SEO y más enfocada en la divulgación que en la conversión (hace ya un par de años que mis ebooks se descargan sin pedir nada a cambio, aunque el año pasado estrené algunos recursos de pago). A estas alturas, diría que no me equivoco por seguir fiel a aquello en lo que creo, aunque también he de reconocer que algunas veces el mundo parece girar en otra dirección.

Leo a gente que se reinventa, empieza en esta profesión con mucha ilusión y a los pocos meses deja de actualizar su blog. Si algo he aprendido en estos 17 años es que bloguear es una carrera de fondo, por eso mi mejor consejo es que escribas como quieras, sobre lo que te interese en ese momento y de la forma que te sea más cómoda, pero hazlo de forma constante. Que sea un blog personal no significa que no obligue a planificar el trabajo asociado.

De aquí al próximo blogversario, supongo que d+m seguirá siendo mi blog profesional, con un toque personal. Espero mantener la ilusión por escribir sobre los temas que me interesan y ojalá fuesen también los tuyos para recuperar algo que echo de menos del 2004: la charla que había alrededor de los blogs, cuando los comentarios eran más que clic para decir «Me gusta». Ya que has llegado hasta aquí, puedes empezar dejando tu respuesta a qué hacías hace 17 años.

¿Qué hacías hace 17 años? @evasanagustin empezó su blog y yo… Clic para tuitear

Gracias por acompañarme en esta aventura, sea tu primera visita o lleves tantos años como yo habitando la blogosfera.

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