[Contenidos] Herramientas para guardar ideas y no perder ninguna

Estos días, mientras tratamos de poner orden en el caos para intentar sentirnos normales a pesar de que nunca volveremos a ser los mismos, también tenemos ideas. Vienen en cualquier momento, incluso cuando no se las busca. Ahora quizá te parecen inadecuadas, pero en el futuro pueden ser ideas brillantes. Por eso, porque tanto las buenas como las malas merecen ser conservadas, te propongo que utilices alguna de las siguientes herramientas para guardar tus ideas y así, más adelante, hacer con ellas lo que te apetezca.

Están ordenadas de más sencilla a más compleja porque hay muchos tipos de ideas, desde un simple recordatorio a todo un universo.

Post-it para guardar de todo un poco

Si lo tuyo son las notas de papel, sea con o sin adhesivo, lo más sencillo es que recurras la app de Post-it. Funciona exactamente igual que las famosas notas de colores y además reconoce si las escribes a mano. Yo la uso para hacer copia digital de los ejercicios en papel que hago en algunas clases.

  • Lo bueno es que tiene un par de plantillas para guardar algo más que recordatorios.
  • Lo malo es que hay poco espacio para explicar las ideas.

La alternativa es cualquier trozo de papel o cualquier otra app de notas como la siguiente de esta lista.

Google Keep para guardar notas

No puede faltar algún servicio de Google, en este caso Keep (aunque seguramente también serviría tomar notas en Drive y hasta un borrador de GMail). Permite guardar notas y convertirlas en listas de tareas, también imágenes y enlaces. Todo ello se puede etiquetar para encontrarlo fácilmente y archivarlo cuando no lo necesites. Yo la uso para hacer la lista de qué meter en la maleta de viaje.

  • Lo bueno es que es muy sencillo.
  • Lo malo es que se queda corto para ideas complejas.

La alternativa de Automattic sería Simplenote, aunque resulta obligado mencionar Evernote.

Pocket para guardar enlaces

Un básico de la curación de contenidos, Pocket es perfecto para guardar enlaces y etiquetarlos porque se archivan de forma privada aunque, si quieres, los puedes compartir en un perfil público. Además te permite descubrir algunas tendencias según lo que otros han guardado. Está disponible tanto en navegadores como en app y yo lo uso como almacén temporal: guardo para luego lo que no tengo tiempo de leer (Read it later era su anterior nombre).

  • Lo bueno es que guarda cualquier URL (sí, también guardo allí algunos tuits).
  • Lo malo es que no puedes anotar nada por lo que puede ser un problema recordar por qué lo querías guardar.

La alternativa es utilizar los marcadores o favoritos del navegador, pero es poco recomendable.

Mindly para guardar la conexión entre ideas

Un mapa mental puede resultar útil para apuntar ideas que están conectadas. En estos casos, lo interesante suele ser la relación entre las notas, esa es realmente la idea a conservar. Hay muchas herramientas de mapas mentales, yo utilizo la app Mindly para hacer árboles de contenidos sencillos, como ya expliqué.

  • Lo bueno es que es muy fácil de utilizar porque es muy visual.
  • Lo malo es que tienes que pagar para crear ideas con muchos niveles.

La alternativa es hacer dibujos en papel, post-it o utilizar cualquier otra app para mapas mentales como GlooMaps.

Trello para guardar las ideas que quieres hacer realidad

Trello sirve para crear tableros con listas de tarjetas siguiendo el método Kanban (un ejemplo). En cada tarjeta puedes guardar tus ideas en el formato que quieras (enlaces, archivos, fotos, textos…). Sirve de roadmap y de calendario editorial: yo tengo una lista con anotaciones para los posts que tengo previsto escribir los próximos meses y otra con las ideas que aún no he desarrollado suficiente como para considerarlas futuros posts.

  • Lo bueno es poder asignar un estado a cada idea y seguir su progreso.
  • Lo malo es que las ideas sencillas no necesitan tanto detalle.

La alternativa es cualquier herramienta de gestión de proyectos, aunque siempre se suele mencionar Asana.

Notion para guardar información en una base de datos

Notion es una de esas herramientas «todo en uno»: sirve para tomar notas, añadir imágenes y enlaces, organizar listas, subir archivos, colaborar y asignar tareas… cualquier cosa que, sin darte cuenta, te acaba llevando a crear una base de datos. Su buscador resulta útil y las diferentes vistas disponibles permiten filtrar y encontrar rápidamente la información introducida. Yo la utilizo como base de datos para las referencias bibliográficas mis libros y he creado una plantilla para la estrategia de contenidos.

  • Lo bueno es que todo queda muy bien catalogado.
  • Lo malo es el esfuerzo que hay que dedicar para categorizarlo de manera que sea práctica.

La alternativa es otra herramienta «todo en uno», como ClickUp.

Milanote para guardar todo un universo

Milanote es todo un descubrimiento. Para la vida profesional, permite crear buyer personas, moodboards, briefings, mapas mentales y muchos otros gráficos para organizar tu creatividad. Y, en la vida personal, me está yendo muy bien para organizar una historia que llevaba tiempo en mi mente.

  • Lo bueno es que puedes reunir mucha información visual y textual en un único lugar.
  • Lo ¿malo? es que te obliga a organizar todas tus ideas, no sirve para algo sencillo.

La alternativa más directa sería Miro o, para los que prefieren papel, los llamados libros comunes (commonplace books).

¿Cuál es la mejor herramienta para guardar ideas?

Depende del tipo de idea que quieras guardar, te conviene una u otra. Ya has visto cómo las utilizo yo: en cada lugar guardo algo diferente para aprovechar las funcionalidades que las diferencian. Recueda que hay incluso algunas solo para hacer listas.

Todas tienen versión gratuita así que te animo a probar alguna y así no perder todas esas ideas que se te van ocurriendo.

12 herramientas para guardar tus ideas y usarlas cuando las necesites. Clic para tuitear

[Contenidos] Herramientas, la inversión más sencilla

A punto de empezar con la encuesta sobre el uso de los contenidos en España, me estoy encontrando cada vez más empresas que invierten en contenidos o, más bien, en alguna herramienta que les ayude a crear o promocionar sus contenidos. Así que es una buena tendencia, aunque con matices.

Primero, te cuento las tres versiones de pago que me he encontrado solo en el último mes para que decidas si a esto lo llamamos tendencia o es simple casualidad:

  • De MailChimp por haber superado los 2000 suscriptores.
  • De Lumen5 para hacer vídeos a mejor calidad.
  • De una plantilla de pago para personalizar el diseño de un blog.

Casualidad o no, todos han pasado antes por alguna versión gratuita. Está claro que el modelo freemium funciona: pruebas una herramienta, aunque sea con funcionalidades limitadas, te convence, la empiezas a usar y, sin darte cuenta, las opciones gratuitas se te quedan pequeñas y quieres más así que pasas por caja porque ya te habías acostumbrado a ella y te da pereza probar una nueva (que es probable que también se te acabe quedando pequeña).

Seamos optimistas, al menos por un momento, y pensemos que la inversión en contenidos aumenta. Literalmente es cierto: en los tres ejemplos que te he puesto se ha pagado para crear contenidos (newsletter, vídeo) o darlos a conocer (newsletter, blog). La factura no es muy alta, ronda los 20€ al mes para los planes básicos de MailChimp y Lumen5 y las plantillas suelen ser un pago único más o menos similar. Equivale a unos 250€ al año, solo para una herramienta, lo que puede multiplicarse al añadir otras o al subir el plan de suscripción. Significa que las empresas valoran los contenidos y están dispuestas a pagar por ellos, incluso un poco cada mes.

¿Las empresas están más dispuestas que antes a pagar por crear contenidos? Clic para tuitear

Visto lo positivo, también hay que ver lo negativo. La pista está en el título del post: se invierte en herramientas. Eso es lo fácil, no hay que engañarse. También es lo más divertido porque puedes pasarte horas probando las nuevas funcionalidades con las que antes solo soñabas. Doy fe, me ha pasado. Pero no sirve de nada poder hacer más que antes si no tienes claro el por qué del contenido que te han de ayudar a crear. Adaptando los ejemplos de antes: ¿influye a cuántos envíes la newsletter si lo que les envías no les interesa? ¿Importa hacer un vídeo a mejor calidad si nadie lo ve porque es aburrido? ¿Qué más da cómo se vea el blog si los posts no tienen suficiente calidad? Está bien pagar, pero hace falta una estrategia antes de pensar en qué herramienta es necesaria para llevarla a cabo.

Pensarás que estoy siendo demasiado negativa, que esas personas que han pagado por ampliar las opciones de las herramientas ya sabían antes para qué las iban a utilizar. Quizá, pero en mi experiencia la estrategia se salta muchas veces para ir directamente a la táctica. No es una buena práctica, te lo aseguro.

También hay algo que dejaré como neutro porque es positivo para las empresas y negativo para quienes les ofrecemos servicios: ¿pagan por una herramienta para no pagar a un profesional especializado que les ayude? Date cuenta que la mayoría de herramientas freemium están pensadas para que las utilicen empresas directamente y que no se externalice nada.

Así que el diseñador se queda sin facturar porque la plantilla de WordPress lo hace todo y el editor de vídeo tampoco gana nada porque Lumen5 permite a cualquiera sin conocimientos hacer un vídeo fácilmente. Esta es la visión negativa. Pero también hay una positiva: que la empresa puede tener esos perfiles en plantilla. En cualquier caso obliga a los autónomos a que nos curremos mejor nuestra oferta de servicios complementarios o a que nos busquemos una agencia o empresa que nos acoja.

La realidad es que la mayoría de inversión va para herramientas, no para estrategia o profesionales especializados. Clic para tuitear

Todas estas son reflexiones al hilo de situaciones vividas recientemente. Me esperaré a los datos de la próxima encuesta para sacar conclusiones más representativas.

[Contenidos] Herramientas de content curation para cuando no tengas tiempo

Volver a conectar después de estar algunos días de vacaciones puede ser complicado: mucho por leer y pocas ganas de hacerlo. Nadie te quita el leer un mínimo, pero al menos la curación de contenidos te ayuda a leer lo que de verdad te interesa. Esto es básico cuando tienes poco tiempo, así que sirve tanto para la vuelta al cole como cuando tienes la agenda llena.

Además de hacer limpieza de Feedly, te propongo aprovechar alguna de las herramientas que seleccionan el contenido por ti. No es la opción más recomendable para utilizar siempre, es mejor confiar en una curación de contenidos manual, pero usar un algoritmo te sacará del apuro de sentirte al borde de un ataque de infoxicación.

Antes de nada, has de tomar una serie de decisiones:

  • ¿Qué tipo de herramienta prefieres: ¿una app que te avise con notificaciones push o un servicio que te envíe un correo electrónico?
  • ¿Cuándo quieres que te lleguen los contenidos? Para estar al día, la mejor frecuencia es la diaria, pero la hora depende de tu rutina.
  • ¿Sobre qué temática te resulta imprescindible estar al día? Elige bien para concentrar tus esfuerzos y no querer abarcarlo todo.

Si te sirve de referencia, yo prefiero recibir los avisos por la mañana porque así ya empiezo el día con ganas de trabajar (y si no tengo tiempo, lo guardo para la noche). En cada herramienta tengo una temática diferente de manera que ya sé qué puedo esperar de cada uno de sus mensajes (y si no me apetece, no los leo).

Aviso: las siguientes herramientas te ayudarán a gestionar mejor tu tiempo de lectura, pero eso no quita que tengas que dedicarles un poquito antes para afinar los resultados.

Zest

Es una comunidad de usuarios (tribu) que recomienda contenidos. Si estos cumplen los requisitos, llegan al resto para que puedan descubrirlos. El origen es, por tanto, una curación manual. Antes solo podía seguirse online, pero, desde hace unos meses, existe Zest Enlight. Con esta app, además de consultar el stream, se accede a la parte que nos interesa para este post: un servicio de notificaciones diarias con el contenido más relevante. Para configurarlo, solo has de elegir las etiquetas, el día de la semana y la hora a la que quieres recibir los avisos. ¡Y listo: tu dosis de conocimiento se prepara sola!

Refind

Es un servicio pensado para acabar con el ruido y centrarse en lo relevante. Ya hablé de esta herramienta en otro post sobre curation por correo electrónico, así que me centro en la app. La gran diferencia es la posibilidad de configurar las notificaciones push de manera que te lleguen más directamente las novedades de lo que sigues. Por lo demás, las funcionalidades son similares: elige las fuentes (hashtags, sitios, personas), cuántos contenidos quieres (la única que lo permite) y cuándo quieres recibirlos. ¡Y listo: el contenido más relevante se selecciona solo!

Paper.li

Sí, un clásico de la automatización en redes sociales porque es una buena herramienta de content curation que te ahorrará tiempo. Eso sí, primero tendrás que dedicarlo a configurarla (quizá la que más te costará). Después sí conseguirás una buena selección de contenido interesante. Así que no es una herramienta de uso rápido como pueden ser las anteriores. Si te animas, tendrás que usarla vía web (y recibir un correo electrónico) porque no tiene app (ni intención de crearla). Igual que las otras: elige la temática o fuentes varias, el día y la hora. ¡Y listo: el diario se creará automáticamente para ti!

Bonus: Nuzzel

El concepto «histórico» en estas herramientas no tiene mucho sentido porque su objetivo es mantenerte al día, es decir, consumo rápido de contenido. Tratar de recuperar «lo que pasó» ayer o hace algunos días es casi imposible (la versión gratuita de Paper.li tiene un archivo de 30 días). Por eso te traigo un bonus: Nuzzel archiva 7 días la lista de lo más compartido por tus amigos. No es mucho, pero si te interesa volver atrás en el tiempo, ¡es tu oportunidad!

3+1 herramientas de #contentcuration para los que no tienen tiempo. Clic para tuitear

Una vez más, eso de «no tengo tiempo» es una mala excusa: estas herramientas de content curation te permiten conocer los contenidos más relevantes de la temática que prefieras y en el momento que más te convenga porque lo eliges tú. Después solo has de usarlo de inspiración o compartirlo (Paper.li lo hace automáticamente).

[Contenidos] Herramientas de employee advocacy para medios sociales

Las empresas pequeñas suelen pensar que «eso del employee advocacy» es para las grandes, al menos en mi experiencia. El motivo es que creen que solo tiene sentido si son muchos trabajadores. Pero no es así: aunque sean cuatro o cinco y no lleguen ni a diez empleados, cualquiera de ellos puede tener presencia en las redes sociales y apoyar (o no) los mensajes corporativos de la marca. Esa es la definición rápida de employee advocacy: la promoción que hace un empleado de la empresa para la que trabaja.

Si se gestiona correctamente y no se deja al azar, la employee advocacy es beneficiosa porque aumenta el alcance de la marca de una manera creíble al ser personas «de dentro» quienes están hablando de ella. Dentro de las posibilidades que ofrece, me centro en que sirve para ayudar a tus empleados a identificar contenido interesante y facilitarles que lo compartan en sus redes sociales. El objetivo es convertir a los trabajadores en embajadores que transmitan contenidos y con ellos nuestros valores. Por eso, un par de aclaraciones:

  • Facilitar: una normativa de redes sociales les servirá para orientarles pero no hay que obligarles.
  • Contenido: encajaría tanto notificarles de lo que publicas en tus redes corporativas como algo de content curation para que sepan qué se cuece en el sector.
  • Empleados: pueden ser todos los de tu empresa o solo de un departamento concreto, según cómo estéis organizados.

Cuando hablamos de estrategia de contenidos, se utilizan las herramientas de employee advocacy para tener un repositorio o biblioteca de contenido que los empleados puedan compartir. Así que no deberían confundirse con:

  • las que permiten programar en varias redes sociales porque se trata de publicar en las del personal (aunque algunas tienen funcionalidades para ello como Hootsuite Amplify, Oktopost o Bambu de Sprout Social, incluso LinkedIn Elevate).
  • las que sirven para revisar y validar contenidos antes de publicarse en redes corporativas (como hace Planable) ni tampoco gestionar tareas en equipo (como Trello o incluso Slack).
  • las pensadas para ofrecer contenidos a otro tipo de embajadores (como SocialToaster hace con influenciadores).
  • las que centralizan las ideas de los empleados sobre la empresa (como hace Google Currents o StarMeUp), las comunicaciones internas (como SocialChorus), las redes sociales corporativas, las intranets…

Hay muchas herramientas que te pueden ayudar a dar contenido interesante a tus empleados. Por eso llegamos al otro motivo por el que las pymes no se lanzan a utilizar la employee advocacy en sus estrategias: falta de recursos. Como siempre que se trata de herramientas: hay que dedicar tiempo a conocerlas, valorarlas, probarlas… y después implementarlas para que las conozca el equipo. Además del tiempo de todos los implicados, hay que reservar algo de presupuesto porque son herramientas de pago (de hecho, muchas ni ponen el precio en sus páginas para que les preguntes).

Es mucho trabajo y los que deberían tomar estas decisiones prefieren dedicarlo a otra cosa. Así que voy a intentar ahorrarte un poco de tiempo dejándote una lista de algunas herramientas de employee advocacy pero dejo a tu criterio elegir la que más te conviene.

Herramientas para employee advocacy

Como decía antes, todas las herramientas son de pago porque están pensadas para empresas convencidas del valor de los contenidos y con un presupuesto asignado. A la hora de tenerlas en consideración, el precio es un factor pero piensa también en lo que puedes conseguir si tus empleados forman parte de tu equipo.

Las ordeno según me parecen más interesantes por ser más completas. No pretendo hacer una lista comparativa así que solo apunto algo de cada una de ellas y te recomiendo que mires toda su oferta de productos y servicios en sus páginas:

  • Dynamic Signal: incluye funcionalidades de RRHH para, por ejemplo, conocer la opinión de los empleados, no solo informarles de contenidos corporativos.
  • EveryoneSocial: tiene una gran lista de integraciones, tanto de CRM como automatizaciones y gestión de contenidos.
  • PostBeyond: además de medir y gamificar la participación, funciona también como herramienta de employer branding.
  • Smarp: permite descubrir contenido, almacenarlo y medir los resultados una vez se haya compartido. Tiene apss para móvil y se puede añadir a intranets, CRM y otras herramientas.
  • Sociabble: uno de sus enfoques es para employee advocacy, pero tiene otros como influenciadores o incluso social media wall.
  • GaggleAMP: crea una lista de tareas para que hagan los empleados de un determinado perfil en sus redes y así ganar puntos.
  • DrumUp: esta herramienta de curación tiene también opciones específicas para employee advocacy.

Era de esperar pero hay pocas herramientas made in Spain. Destacaría BeAmbassador, una funcionalidad extra de BlogsterApp, y me llaman la atención propuestas de agencias como SocialReacher de Internet República, My Social Brand de Vipnet360 o Woost Ambassadors de Wonnova.

Si mirando cualquiera de la lista te parecen demasiado para lo que tú necesitas, una opción mucho más sencilla que se limitaría a listas contenido y que cada empleado lo comparta como quiera es Feedly Team. Bastaría con que tuvieses las fuentes de información bien ordenadas y creases tableros en los que guardar los enlaces interesantes, hasta podrías enviarlos por correo haciendo una newsletter curada. Algo parecido a lo que hace Cronycle.

Cómo hacer employee advocacy con herramientas gratuitas

Dicho rápido: no se puede. Hay demos para que las pruebes, algunas te dan usuarios gratis o descuentos por volumen. Pero no hay herramientas gratuitas de employee advocacy. Lo que sí puedes intentar es buscar una manera low cost de hacerlo, es decir, manualmente. Pero a la larga es probable que, aunque la encuentres e incorpores a tu rutina, sea más complicado para todos que rentable para tu empresa.

Una #estrategiadecontenidos puede llevarse bien con una herramienta de employee advocacy. Clic para tuitear

Tienes todos los pasos para crear tu programa de embajadores en el 5º capítulo de mi libro «Pilares del contenido«.

[Contenidos] Cómo elegir en Feedly las fuentes de tu content curation

Como content curator, no puedes permitir que la información se te vaya acumulando sin gestionarla (leerla, valorarla y descartarla/compartirla). Puedes acabar cayendo en la infoxicación y eso es lo peor que puede pasar al hacer content curation. Los lectores de feeds como Feedly son muy útiles en este sentido porque únicamente muestran lo que no has leído desde la última vez que accediste a tu cuenta. En cambio, otras herramientas como los buscadores permiten filtran el volumen de contenido por la fecha de publicación de manera que puedes leer solo lo más reciente, por ejemplo unas horas o días.

Pero Feedly es más que un lector de feeds porque sus funcionalidades van más allá de solo leer contenido. Puedes guardar para leer después (en Pocket, en sus tableros o en su propio sistema), compartir en todas las redes sociales (desde Hootsuite y Buffer o individualmente), crear equipos y enviar una newsletter curada

Cubre bien todas las etapas de la curación de contenidos, pero destaco las de descubrir nuevas fuentes:

Con la búsqueda avanzada (de pago) hay otras opciones pero estas son más que suficiente. Además, desde el navegador puedes añadir el blog que te interese a tu Feedly con una extensión de suscripción. Ya que estamos, te recomiendo también una de notificación para saber y acceder fácilmente a lo que tienes por leer. Y, si quieres seguir mi blog, solo has de añadirlo clickando en el siguiente botón (¿quieres crear uno para tu blog?).

follow us in feedly

Un lector de feeds te muestra toda la información de las fuentes que tú has elegido, no tiene un criterio temporal como cuando entras en Twitter y solo ves los tuits más recientes. Sin darte cuenta, puedes llegar a tener +1K de artículos sin leer en Feedly y bloquearte mentalmente porque crees que ha dejado de ser útil. No es así, solo es que te has de obligar a tener un criterio para dedicir qué feeds sigues (igual que ya lo tienes para saber qué compartir). Así te aseguras de invertir bien el tiempo que dedicas a hacer content curation.

Cómo sanear tu Feedly y dejar solo las fuentes relevantes

Hasta ahora, has ido añadiendo a tu Feedly lo que te ha parecido interesante. Quizá incluso ya estés llegando a las 100 fuentes que te permite la cuenta gratuita. No hay problema, al contrario, es una buena manera de conocer tu sector y de eso trata la curación de contenidos. Pero ten cuidado de no caer en el clásico error de curator novato y dejar pasar el tiempo sin entrar para leer: incluso después de un fin de semana largo tendrás muchas lecturas acumuladas.

Para que esto no te pase, te recomiendo sanear tu Feedly y dejar únicamente los feeds más interesantes para ti. Quizá te parece un ejercicio un poco drástico si te quedas con menos de la mitad de los que tienes actualmente, pero ganarás en eficiencia. Hazlo así:

  1. Marca como leído todo el contenido anterior a la última semana. Sirve para tener un número de ítems gestionable y no eternizar el proceso, además es un punto intermedio entre empezar desde cero (marcarlo todo como leído) y dejar solo el último día (lo que tampoco te solucionaría nada).
  2. Imagino que tienes etiquetas ya creadas para clasificar tus fuentes de información así que, para seguir un orden, ves a la que tenga más ítems por leer y lo mismo dentro de esa etiqueta, es decir, a los feeds con más ítems sin leer. Fíjate en la fecha de publicación y, si publican más de 1 al vez al día, desuscríbete del feed. Repite con todas las etiquetas.
  3. Ahora que has reducido aún más la cantidad de contenidos a los que puedes asumir, irás más rápido leyéndolos así que vamos a lo importante que es la calidad. Revisa feed por feed y desuscríbete cuando menos de la mitad de los ítems que lees no te parezcan relevantes.

Con esta limpieza de feeds te habrás quedado con un número inferior de fuentes pero, lo más importante, la información que te den será más interesante y la podrás consumir a tu ritmo, sin estresarte porque sea demasiada. Combinando la cantidad y la calidad como criterios para elegir qué añades a tu lector de feeds verás que el tiempo te cundirá más porque leerás mejores fuentes.

Calidad y cantidad como criterios para seleccionar fuentes de información. Clic para tuitear

El tiempo que has recuperado puedes invertirlo en encontrar vías alternativas para seguir algún feed que era interesante pero publicaba demasiado. Herramientas como Paper.li, Nuzzel o Refind (enlace afiliado) te avisarán de lo más relevante que publiquen (según su algoritmo). Y recuerda que hay muchas fuentes de información posibles, incluso para una curación con mínimos recursos.

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